Regulamin Regionalnego Centrum Wizowego
§1. POSTANOWIENIA WSTĘPNE
Regionalne Centrum Wizowe ma na celu zapewnienie wszystkim Klientom usług, które są związane z pośrednictwem wizowym, oraz wszystkich usług zleconych przez
Klienta, zwanych dalej „Usługami - zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie świadczenia usług oferowanych przez Big Plast Michał Kolad z siedzibą
w Elblągu w serwisie internetowym zwanym dalej „Regulaminem”, a także w umowach, przy uwzględnieniu indywidualnych życzeń Klientów.
§2. ZAWARCIE UMOWY
1.Umowa z Klientem dotycząca świadczenia usług, o których mowa jest w § 1 zostaje zawarta po spełnieniu niżej wymienionych warunków:
a) Klient składa poprawnie sporządzone zamówienie. Może ono zostać złożone online poprzez wypełnienie i wysłanie Formularza Zamówieniowego albo dzięki wysłaniu do
Regionalnego Centrum Wizowego e-maila lub wykonania telefonu. W przypadku tych zamówień, które zostały złożone online Klient otrzymuje potwierdzenie statusu
zamówienia telefonicznie lub poprzez email.
b) Regionalne Centrum Wizowe potwierdza złożenie zamówienia oraz rozpoczyna realizację usług, które zostały zamówione przez klienta.
c) Klient musi dokonać wpłaty całej lub części kwoty zgodnie z postanowieniami, których należy szukać w § 5.
1. Po otrzymaniu płatności równej 100% wartości całego zamówienia, Regionalne Centrum Wizowe wystawia, a także przesyła Klientowi dokument, który będzie go uprawniać do wykorzystania wcześniej zamówionych usług. (voucherów Rosji, czy innych krajów).
2. Jeśli natomiast Klient poda nieprawidłowe dane kontaktowe (np. adres e-mail, telefon), w konsekwencji czego Regionalne Centrum Wizowe nie będzie mogło
skontaktować się z Klientem – potwierdzenie z ust 1 pkt. b uznane zostanie za dostarczone po tym, gdy tylko zostanie ono wysłane na adres, który wcześniej podał Klient.
§3. PRZESYŁKI KURIERSKIE
1. Regionalne Centrum Wizowe oświadcza, że posiada wszelkie podpisane umowy na usługi kurierskie, dzięki którym możliwe jest dostarczenie niezbędnych
dokumentów do wykonania usługi – na korzystnych warunkach cenowych.
2. Samo ubezpieczenie przesyłek, które są dostarczane przez dane firmy kurierskie obejmuje całą wartość dokumentów.
3. Firmy kurierskie posiadają własne regulaminy oraz warunki przewozowe, które są dostępne na stronach internetowych firm. Podczas realizacji przesyłek wszystkie regulaminy posiadają nadrzędne znaczenie, zupełnie niezależne od Regionalnego Centrum Wizowego.
4. Regionalne Centrum Wizowe dołoży wszelkich starań, by na podstawie wszystkich zawartych umów dostarczanie przesyłek zawsze przebiegało bez jakichkolwiek problemów.
§4. WARUNKI KORZYSTANIA Z USŁUG
1. Każda usługa zawsze jest świadczona na podstawie zlecenia dokonanego przez Klienta. Złożenie zlecenia bezpośrednio i jednoznacznie oznacza, że Klient udziela
Regionalnemu Centrum Wizowemu pełnomocnictwa do tego, by móc posługiwać się przekazanymi dokumentami oraz wykonywać kopie oraz skany dokumentów,
zastrzegając, że zostaną one wykorzystane jedynie w zakresie wykonania zleconej przez Klienta usługi. Klient posiada świadomość, iż kopia lub skan dokumentów –
paszportu lub dowodu osobistego - jest po prostu niezbędna do świadczenia przez Regionalne Centrum Wizowe wymienionych usług w § 1.
2. Wszelkie usługi konsularne świadczone są w urzędach konsularnych oraz przedstawicielstwach dyplomatycznych, które znajdują się w Warszawie, Hadze, Londynie, Mińsku, Berlinie. Lista miast może ulec zmianie.
3. Z racji tego, że usługi konsularne podlegają przepisom z różnych państw samo złożenie zlecenia powinno zostać poprzedzone rozmową z pracownikiem Regionalnego Centrum Wizowego, po to, by ustalić zadania Regionalnego Centrum Wizowego oraz Klienta, które są niezbędne dla zrealizowania całej usługi konsularnej.
4. W zleceniu przekazanym do Regionalnego Centrum Wizowego, Klient powinien wymienić wszystkie dokumenty wydane Regionalnemu Centrum Wizowemu oraz podać dokładny adres do korespondencji czyli: adres e-mail i numer telefonu, dzięki którym Regionalne Centrum Wizowe będzie mogło skontaktować się z Klientem.
5. Regionalne Centrum Wizowe ma prawo do odmówienia lub wstrzymania realizacji zlecenia, jeśli okazałoby się, że otrzymane od Klienta dokumenty wzbudzają jakiekolwiek najmniejsze wątpliwości co do swojej autentyczności czy też zgodności z obowiązującymi przepisami. O odmowie lub wstrzymaniu działań z danej przyczyny Regionalne Centrum Wizowe niezwłocznie poinformuje Klienta.
6. Regionalne Centrum Wizowe informuje, iż wszelkie przedstawicielstwa dyplomatyczne oraz urzędy konsularne mogą po rozpatrzeniu wniosku Klienta złożyć odmowę bez podania przyczyny, niezależnie od tego, czy Regionalne Centrum Wizowe dochowało należytych staranności przy wykonywaniu usługi konsularnej.
7. Pamiętając, że wykonanie usługi konsularnej zależy także od współdziałania innych osób Klient jest świadomy, że Regionalne Centrum Wizowe nie może zagwarantować pomyślnego rezultatu usługi, ani też rozpatrzenia i wykonania jej we wcześniej ustalonym terminie. Zobowiązaniem Regionalnego Centrum Wizowego wobec Klienta nie jest rezultat, a zobowiązanie starannego działania.
8. Regionalne Centrum Wizowe informuje także, że wszystkie dane osobowe są przetwarzane oraz przechowywane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. dotyczącym ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych jak i uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE L 119/1) - tzw. RODO, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim.
§5. WARUNKI PŁATNOŚCI
1. Klient wybiera sam dla siebie dogodną formę płatności, biorąc pod uwagę fakt, że dana forma płatności jest także dostępna dla usługi, którą Klient zamówił:
a) płatność gotówką w biurze Regionalnego Centrum Wizowego
b) przelew bankowy na rachunek Regionalnego Centrum Wizowego w złotych polskich lub EURO.
§6. ODSTĄPIENIE OD UMOWY
1. Klient zawsze ma prawo do odstąpienia od umowy oraz zrezygnowania z usługi. Żeby to mogło nastąpić musi złożyć pisemne oświadczenie. To może tyczyć się jedynie usług, które nie są jeszcze w trakcie realizacji i istnieje możliwość odstąpienia od nich.
2. Po przesłaniu przez Regionalne Centrum Wizowe kompletnych aplikacji wizowych do odpowiedniego urzędu nie można odstąpić od umowy.
3. W przypadku, gdy Klient wycofa się z umowy, gdzie przedmiotem była jedynie rezerwacja hotelu zaczynają obowiązywać warunki anulowania określone przez hotel.
4. Regionalne Centrum Wizowe zastrzega sobie prawo do zmiany opisanych w niniejszym Regulaminie warunków jak i rezygnacji z poszczególnych usług. Wszystkie warunki anulacji opublikowane będą pod adresem serwisu internetowego i stanowić będą integralną część prezentacji oferty usług. Istnieje możliwość poinformowania również o nich Klienta w formie pisemnej.
5. Warunki anulowania zamówienia opisane w ust. 2 i 3 są stosowane w przypadku, kiedy uczestnik lub Klient, którzy są zgłoszeni w formularzu zamówienia rezygnuje z danej usługi lub usług z przyczyn, które nie leżą po stronie Regionalnego Centrum Wizowego, takich jak: odmowa wydania lub zatrzymania paszportu, choroba, brak dokumentów, które uprawniają do przekroczenia granicy, wypadek losowy, który ma wpływ na decyzję służb granicznych itp.
6. Od zwracanych Klientowi kwot nie przysługują odsetki.
§7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA
1. Regionalne Centrum Wizowe ponosi odpowiedzialność za zgodny z programem oraz prawidłowy przebieg wykonywania usługi z ustaloną wcześniej jakością oraz standardem.
2. Regionalne Centrum Wizowe ponosi ograniczoną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi, jeśli ograniczenie odpowiedzialności wynika z przepisów prawnych, które obowiązują w Polsce lub z umów międzynarodowych.
3. Regionalne Centrum Wizowe nie ponosi odpowiedzialności za wady usług, które wynikły z przyczyn od Centrum niezależnych, w szczególności: decyzje państwowe, warunki atmosferyczne, inne okoliczności siły wyższej, a także z przyczyn leżących po stronie Klienta.
4. Dla potrzeby definicji "Siła Wyższa" oznacza wydarzenie nieprzewidywalne, dziejące się poza kontrolą Regionalnego Centrum Wizowego, które występuje po zawarciu umowy z Klientem, jednocześnie przeszkadzając prawidłowemu wykonaniu przez Regionalne Centrum Wizowe swoich obowiązków. Takie wydarzenia w szczególności obejmują: pożary, epidemie, strajki, embarga przewozowe, wojny, rewolucje, oficjalne decyzje organów władzy oraz administracji państwowej.
§8. UBEZPIECZENIE
1. Regionalne Centrum Wizowe rekomenduje posiadanie ubezpieczenia od nieszczęśliwych wypadków oraz wymaganych kosztów leczenia. Regionalne Centrum Wizowe oferuje taką możliwość za pomocą swoich pracowników.
§9. REKLAMACJE
1. Skargi i zażalenia dotyczące świadczonych przez Regionalne Centrum Wizowe usług należy zgłaszać telefonicznie w terminie 24 godzin od momentu zaistnienia sytuacji, która była źródłem uprawniającym do złożenia reklamacji.
2. Regionalne Centrum Wizowe dokłada wszelkich starań, by usunąć przyczyny złożonych reklamacji oraz w miarę możliwości oferuje świadczenia zastępcze.
3. Każda właściwa reklamacja powinna być zgłoszona w formie pisemnej – za pomocą środków teleinformatycznych czy też faxem nie później niż w okresie 7 dni od daty złożenia reklamacji wstępnej. Warunkiem rozpatrywania złożonych reklamacji jest wstępne zgłoszenie dokonane przez telefon, uzyskanie Identyfikatora Reklamacji ( ust.1) oraz umieszczenie go na zgłoszeniu pisemnym.
4. Wszystkie reklamacje należy składać w języku polskim.
5. Regionalne Centrum Wizowe niezwłocznie zobowiązuje się do rozpatrzenia każdej reklamacji oraz do udzielenia Uczestnikowi/Klientowi pisemnej odpowiedzi najpóźniej w ciągu 30 dni od daty otrzymania reklamacji.
§10. DANE OSOBOWE UCZESTNIKA
1. Po zapoznaniu się z poniższymi klauzulami informacyjnymi Klient wyraża zgodę – przy składaniu zamówienia lub zawieraniu Umowy, o których mowa w §2 – zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Regionalne Centrum Wizowe w celu oraz zakresie koniecznym do realizacji Usługi i/lub Usług, opisanych w § 1.
2. Administratorem danych osobowych Klienta jest firma Big Plast Michał Kolad z siedzibą w Elblągu ; 82-300 Elbląg, ul. Mączna 7/4, (NIP: 5782689626, Regon: 360724207,), zwana dalej Administratorem; Administrator prowadzi operacje przetwarzania danych osobowych Klienta.
3. Podanie wszelkich danych osobowych przez Klienta powinno być świadome oraz dobrowolne.
4. Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można skontaktować się korespondencyjnie pod adresem: Inspektor Danych Osobowych, Big Plast Michał Kolad ul. Mączna 7/4 82-300 Elbląg i/lub pod adresem e-mail: rodo@wizadorosji.pl.
5. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO, tj. (a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów i/lub (b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zleceniem wykonania Usługi i/lub zawarciem umowy.
6. Podanie danych przez Klienta/Uczestnika jest dobrowolne, ale także niezbędne do realizacji każdej usługi i/lub zawarcia umowy. W przypadku, gdy Klient nie poda danych zawarcie umowy jest niemożliwe tak samo jak realizacja usług.
7. Dane osobowe Klienta przetwarzane są tylko i wyłącznie w celach niezbędnych do wykonania zleconej usługi lub zawartej umowy. Dane osobowe mogą zostać przekazane podwykonawcom, czyli podmiotom, z którymi współpracuje Regionalne Centrum Wizowe przy przetwarzaniu. Są to np. kurier, biuro przyjmujące wnioski itp.), a także mogą zostać przekazane do odbiorców państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), lecz tylko i wyłącznie w zakresie wymaganym do realizacji usługi świadczonej dla osoby, której dane osobowe dotyczą.
8. Zakres przetwarzania danych jest ograniczony oraz uzależniony od usługi jaką zlecił Klient. Sam zakres przetwarzania danych jest także uzależniony od zleconej przez Klienta usługi oraz ograniczony do minimum, które jest potrzebne do realizacji całej usługi. To, że zakres danych, które są wymagane ulega zmianie wynika z tego iż wnioski wizowe różnią się swoim zakresem wymaganych danych w zależności od tego jakie w danym kraju obowiązują aktualnie procedury wizowania. Dane mogę obejmować:
a) Imię i nazwisko.
b) Adres zamieszkania i/lub adres korespondencyjny i/lub adres zameldowania
c) Telefon kontaktowy oraz adres email
d) Płeć, narodowość, obywatelstwo
e) Data oraz miejsce urodzenia
f) Numer i seria dowodu osobistego
g) Numer PESEL
h) Numer paszportu
i) Miejsce i stanowisko pracy
j) Informacje dotyczące członków rodziny
k) Linie papilarne
l) Wzór podpisu
m) Wizerunek
n) Dane osobowe, które zawierają następujące informacje:
I. o sytuacji majątkowej oraz operacjach finansowych
II o cechach osobowościowych, o religii
III. o cechach nabytych (wykształcenie, stan cywilny, znajomość języków obcych, posiadane uprawnienia)
IV. o przejawach swojej działalności (np. posiadane wizy, odwiedzone kraje, plan podróży)
o) Numer wniosku
p) Numer konta bankowego
q) Nazwa firmy i jej dane rejestrowe (np. numer NIP, REGON, KRS)
r) Oznaczenia dokumentów firmowych oraz urzędowych. (np. sygnatura sprawy, numer dyplomu), a także wszystkie inne dane, które są wymagane przez konsulaty do celu wydania wiz, legalizacji dokumentów czy też wykonania usługi tłumaczeń dokumentów. O wszystkich Klient za każdym razem zostanie poinformowany.
9. Regionalne Centrum Wizowe oświadcza, że do świadczenia tych usług, które są wymienione w § 1 może być konieczne wykonanie kopii lub skanu dokumentów przekazanych przez Klienta, a w szczególności paszportu lub dowodu osobistego. Kopie lub skany dokumentów publicznych, które zostały przekazane przez klienta Regionalnemu Centrum Wizowemu nie są archiwizowane ani przechowywane po ukończeniu zleconej usługi. Natomiast w trakcie wykonywania usługi kopie i skany są dokładnie zabezpieczone przed dostępem do nich nieuprawnionych osób trzecich.
10. Klient sam wyraża zgodę na wykonanie przez Regionalne Centrum Wizowe kopii lub skanów dokumentów w tym także dokumentów publicznych, które Klient sam przekazał w zakresie koniecznym do wykonania usług, które są wymienione w § 1 oraz do korzystania z danych znajdujących się na kopiach lub skanach wyłącznie do celu wykonania usługi, przede wszystkim do złożenia w organach państwowych lub w odpowiednich urzędach.
11. Klient w zakresie własnych danych osobowych ma prawo do:
a) przenoszenia danych
b) wniesienia skargi do organów przetwarzania
c) cofnięcia zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania,usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d) wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,
e) a także do zażądania dostępu do danych oraz ich usunięcia, sprostowania czy też ograniczenia przetwarzania.
12. Wszelkie dane Klienta/Uczestnika są przetwarzane oraz przechowywane do momentu, w którym Administrator Danych osobowych je uzyska do celu koniecznego przy świadczeniu usługi, do czasu przeznaczonego do wypełnienia usługi lub do momentu, w którym zostanie zgłoszony sprzeciw przetwarzania oraz przechowywania
danych.
13. Szczegóły i wskazówki, jak wykonywać swoje prawa dostępne są na stronie internetowej, pod adresem: https://rcwiza.pl/regulamin,16,pl oraz https://rcwiza.pl/rodo,17,pl
§9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Wszystkie stosunki prawne, które powiązane są ze świadczeniem usług przez Regionalne Centrum Wizowe całkowicie podlegają prawu polskiemu.
2. Gdy któreś z postanowień tego regulaminu okazałoby się nieważne albo bezskuteczne, reszta postanowień nie traci ważności ani swojej skuteczności.
3. Pojawiające się spory związane z wykonywaniem usług przez Regionalne Centrum Wizowe będą rozstrzygane poprzez sąd powszechny właściwy dla siedziby Regionalnego Centrum Wizowego.